人力資源管理系統(tǒng)或HRMS是一個廣義術(shù)語，指的是用于在商業(yè)公司中自動化人力資源功能的軟件。   

人力資源專業(yè)人士證實，如果沒有人力資源軟件，人力資源管理就不是一件容易的事。從員工招聘、入職和培訓(xùn)，甚至一直到員工離職，他們在日常工作中處理好幾個問題。 

人力資源經(jīng)理經(jīng)常將時間花在重要但單調(diào)的活動上，例如手動向新加入者發(fā)送入職邀請，以及監(jiān)控假期日歷等等。

HRMS軟件無疑是現(xiàn)代企業(yè)采用的最受歡迎的軟件之一。當(dāng)人力資源團隊被淹沒在工作中并且無法提供組織所需的效率時，該軟件將成為他們的強大支持。使用HR軟件可以輕松地實現(xiàn)此類任務(wù)的自動化。這可以使公司最大限度地減少開支，并使人力資源專家能夠?qū)Ｗ⒂谄浜诵娜蝿?wù)——戰(zhàn)略性勞動力規(guī)劃和人力資本開發(fā)。

人力資源管理系統(tǒng)的好處

HRMS軟件的主要好處是它提高了您的人力資源活動的效率。許多占用人力資源部門大部分時間的任務(wù)都可以使用帶有集成模塊的軟件系統(tǒng)實現(xiàn)自動化。

自動化您的工作流程

自動化工具消除了物理輸入數(shù)據(jù)的需要，減少了不準確的機會并提高了效率。HRMS模塊可以創(chuàng)建自定義工作流程，幫助您順利有效地執(zhí)行HR流程。

安全地存儲您的數(shù)據(jù)

HRMS可以確保員工機密信息的安全。安全漏洞不僅會危及您的員工、客戶和合作伙伴的信任，而且您還會因未能遵守數(shù)據(jù)隱私規(guī)則而面臨不合規(guī)的風(fēng)險。 

基于云的HR軟件具有內(nèi)置的安全層，可保護您的所有數(shù)據(jù)，例如訪問限制和雙因素身份驗證。

提供員工自助服務(wù)

員工自助服務(wù)門戶允許您的員工管理他們的個人信息，從而為您的人力資源管理員騰出時間。員工可以隨時更新他們的數(shù)據(jù)，訪問他們的損益表和工資單，請求休假，并利用病假。

通過將這項工作交到您的員工手中，HR可以專注于重要的、高影響力的任務(wù)，例如福利包、績效評估和入職培訓(xùn)。 

11個關(guān)鍵HR人力資源管理系統(tǒng)的主要模塊

既然人力資源軟件行業(yè)不斷地自我改造，公司必須了解人力資源管理系統(tǒng)應(yīng)該提供的關(guān)鍵模塊，以提高員工的生產(chǎn)力和洞察力。讓我們來看看您的HR軟件應(yīng)該具備的一些關(guān)鍵HRMS模塊——

員工信息管理 

隨著日常數(shù)據(jù)成為企業(yè)最重要的資產(chǎn)之一，對數(shù)據(jù)安全的威脅也在同時增加。 

人力資源部門維護有關(guān)員工的準確數(shù)據(jù)，包括敏感的員工信息和機密的業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)。因此，系統(tǒng)地管理和管理這些數(shù)據(jù)變得非常重要，云HRMS通過為您提供最大的安全性來防止任何數(shù)據(jù)丟失、信息安全威脅和未經(jīng)授權(quán)的數(shù)據(jù)訪問。

數(shù)據(jù)集中在軟件中一個易于訪問的點，而不是分散在無限的文件和員工數(shù)據(jù)箱或復(fù)雜的電子表格中。

人力資源部門可能會提取有關(guān)組織及其員工的所有可訪問信息——從員工總數(shù)到目前休假的總?cè)藬?shù)、待處理的罰款、他們加入的日期，甚至按部門、年齡、工資組和其他過濾數(shù)據(jù)因素。

該軟件還提供了一個員工自助服務(wù)門戶，讓他們可以登錄和查看重要信息以及信息文檔的知識庫。這是人力資源管理系統(tǒng)的重要模塊之一。

工資管理

每家公司都需要找出管理工資單的最佳方法。雜亂無章的薪資流程會通過擾亂員工、引發(fā)法律問題并導(dǎo)致公司倒閉，從而危及公司的聲譽。 

出于多種原因，在您的HRMS中具有工資管理功能至關(guān)重要。由于該模塊與休假管理和其他重要模塊集成在一起，因此避免了多 付、少付和其他工資單挑戰(zhàn)的風(fēng)險。

HRMS在線軟件可以滿足與會計和管理員工工資單有關(guān)的所有要求。它涉及加速工資單、索賠和貸款的報銷、促進工資單的查看、訪問和打印、根據(jù)要求定制工資單報告以及提供小費和最終結(jié)算等福利。

招聘和入職

實施結(jié)構(gòu)良好且順利的招聘和入職計劃至關(guān)重要。根據(jù)BrandonHallGroup的研究，擁有良好入職流程的公司可以將新員工保留率提高82%，生產(chǎn)力提高70%以上。

眾所周知，勞動力成本通常是任何企業(yè)中最高的支出之一。這就是為什么使用HRMS在線軟件優(yōu)化招聘工作對公司有很大幫助的原因。 

Teamface企典HRMS讓招聘后的需求變得快速而簡單。它可以自動對所有應(yīng)用程序進行排序，以節(jié)省從經(jīng)理到HR專業(yè)人員的大量時間。在入職和培訓(xùn)階段，人力資源管理系統(tǒng)還可以將新兵轉(zhuǎn)移到招聘流程的下一階段，這在金錢和時間方面非常有效。

管理出勤和跟蹤缺勤

當(dāng)您擁有大量勞動力時，有效的時間和出勤跟蹤成為成功的人力資源戰(zhàn)略的一個非常重要的方面。 

過時的時間和考勤跟蹤系統(tǒng)可能會在您的工作場所造成嚴重破壞，錯誤信息會流經(jīng)您的記錄。因此，為了克服這個缺點，人力資源管理系統(tǒng)在線軟件可以自動進行時間和考勤管理。 

它減少了錯誤的可能性并簡化了復(fù)雜規(guī)則的應(yīng)用。為了跟蹤曠工，生物特征識別被結(jié)合起來，它還可以檢查“考勤打卡”。

員工福利管理

對于一些公司來說，使用在線HRMS軟件的主要原因是它有利于管理。之所以如此，是因為它降低了潛在成本并節(jié)省了時間。該模塊包括在線公開注冊、福利生命周期管理、法定合規(guī)性以及注冊選項和信息的自動通信。

勞動力管理

勞動力管理就是提供及時的信息并使員工能夠在任何情況下做出正確的選擇。 

這在管理和監(jiān)控員工福利、醫(yī)療保健、養(yǎng)老金/福利計劃、跟蹤注冊選項等方面發(fā)揮著重要作用。它包括自動事件管理、繳費明細、立法合規(guī)性和幫助員工選擇的計劃比較工具等功能。

績效評估與評估

雇主可以使用績效管理模塊跟蹤他們的員工如何為實現(xiàn)組織的目標(biāo)做出貢獻。它允許您跟蹤、監(jiān)控和審查員工績效，以提高組織效率并向員工提供相關(guān)反饋。 

結(jié)合績效評估軟件將幫助您設(shè)定和管理目標(biāo)、安排評估會議，并為您提供整體績效反饋。  

人力資源分析 

人力資源分析是指衡量人力資源指標(biāo)影響的過程，例如每位員工的收入、報價接受率、培訓(xùn)效率、每位員工的培訓(xùn)費用、自愿離職率、非自愿離職率、聘用時間、填補時間、缺勤率和人力資本風(fēng)險。 

HRMS的此模塊與其他模塊和系統(tǒng)集成以生成報告，通過該報告可以更廣泛地了解整體績效，以便您采取必要的步驟。 

員工排班

每個人都知道員工排班是一項非常乏味的工作。經(jīng)理和人力資源人員花費大量時間為接下來的幾周制定時間表，尤其是復(fù)雜的輪班模式或龐大的勞動力。 

當(dāng)日程安排出現(xiàn)問題時，工作質(zhì)量可能會受到影響，同時會浪費大量時間。人力資源管理系統(tǒng)的這個模塊通過提供好處來幫助防止這種情況，因為它具有內(nèi)置的調(diào)度軟件。它使您的優(yōu)先事項明確并提高了組織的效率。

學(xué)習(xí)與發(fā)展

培訓(xùn)是人力資源部門執(zhí)行的關(guān)鍵職能之一。HRMS模塊使您能夠通過基于Web的軟件為學(xué)員上傳、管理和分發(fā)文檔。 

它與員工績效目標(biāo)相結(jié)合，并包含一個日歷功能，可幫助講師安排培訓(xùn)和評估，讓受訓(xùn)者可以輕松訪問。它有助于他們與其他學(xué)員和講師進行交流。 

它包括學(xué)習(xí)門戶、設(shè)置和管理目標(biāo)、個人用戶學(xué)習(xí)計劃、簡化的學(xué)習(xí)管理以及與角色、技能和職業(yè)抱負相關(guān)的培訓(xùn)建議等功能。

人才管理 

該模塊可幫助您識別具有潛力的個人。它有助于建立人才管道以及特定的角色和繼任計劃。 

它關(guān)注吸引和留住新人才、熟練員工和高效員工隊伍，具有繼任計劃、與關(guān)鍵招聘活動整合、與組織戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標(biāo)保持一致、獎勵基準（內(nèi)部和外部）以及職業(yè)識別等功能路徑和個人職業(yè)規(guī)劃。

您的HR軟件應(yīng)具備的其他HRMS模塊

以下是您的組織必須具備的一些額外HRMS模塊：

紀律管理 

沒有一個電子表格或一張紙，您的人力資源可以確保遵守組織的紀律政策，為紀律案件制定升級步驟，管理處罰，跟蹤正在進行的案件，并使用紀律管理模塊參考過去的案例。

離職管理  

您可以使用離職管理HRMS模塊為因任何原因離開公司的員工提供專業(yè)的方法。您可以使用該功能來監(jiān)控辭職請求、組織離職面談、跟蹤離職流程，甚至根據(jù)您公司的政策制定離職程序。 

Teamface企典是一款基于云的HR軟件，可讓HR通過自動化日常、耗時的任務(wù)來專注于更重要的任務(wù)。它可以幫助您優(yōu)化人力資源部門的工作流程，使其更加高效和可跟蹤，無論您的公司規(guī)模如何。

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