檔案管理是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的一系列活動(dòng)。檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況對(duì)于人事來(lái)說(shuō)確實(shí)一件很頭疼的事。不但會(huì)形成工作的累贅，還會(huì)降低檔案管理的效率。

傳統(tǒng)的檔案管理是個(gè)龐大的體系，在管理過(guò)程中會(huì)遇到很多問(wèn)題：

1. 管理信息種類(lèi)多，需要幾十類(lèi)Excel表格分門(mén)別類(lèi)管理，更新非常麻煩。

2. 涉及到考勤、審批、崗位調(diào)動(dòng)、培訓(xùn)等多個(gè)模塊，信息變動(dòng)頻繁，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，而且相關(guān)記錄不易追溯。

3. 需要專(zhuān)人、專(zhuān)地來(lái)進(jìn)行匯總和管理，成本較高。

4. 管理和查閱不方便，無(wú)法實(shí)現(xiàn)各個(gè)模塊的HR聯(lián)動(dòng)。

HR如何提高檔案管理的效率？這也是反應(yīng)HR人事能力的其中一個(gè)因素。

一、檔案的收集整理

1、規(guī)范檔案的范文，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和編排；

2、檔案進(jìn)行分類(lèi)和編排后，將收集到的檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，方便以后使用和管理檔案；

3、可以對(duì)檔案再進(jìn)行目錄編號(hào)，以方便后期的檢索工作。

二、檔案的存檔

有序的存檔管理，不僅便于日后工作的查找，也可以提高工作效率。從目前看，就是紙質(zhì)版的和電子版這兩種方式。

1、紙質(zhì)存檔管理：需要分清別類(lèi)，可以通過(guò)檔案性質(zhì)、時(shí)間（年、月）可以分別建立常用區(qū)和不經(jīng)常用區(qū)。

2、電子版管理：電子版會(huì)比紙質(zhì)版容易管理，只需要通過(guò)建立多個(gè)文件夾進(jìn)行分類(lèi)放置即可。Teamface企典系統(tǒng)，無(wú)紙化的辦公，快捷添加、批量更新、隨時(shí)歸檔、隨時(shí)導(dǎo)入導(dǎo)出；靈活自定義員工信息，滿(mǎn)足企業(yè)更多需求。

三、檔案資源的共享

Teamface企典系統(tǒng)可以幫助用戶(hù)無(wú)感知的實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時(shí)同步，分類(lèi)備份，多人可以在不同地點(diǎn)、共同訪問(wèn)同一份文件。還可以對(duì)不同成員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，保證文件安全前提下實(shí)現(xiàn)各種協(xié)作需求。實(shí)現(xiàn)資源的共享這才是提高整理檔案效率的重要目的。

綜上所述，檔案管理在企業(yè)工作中具有舉足輕重的作用。使用合適的檔案管理系統(tǒng)不僅能提高HR人事的工作效率，有效的提高檔案管理工作的同時(shí)，還能提高部門(mén)之間的協(xié)作、共享，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，降低辦公成本。

Teamface——企業(yè)管理場(chǎng)景化專(zhuān)業(yè)SASS平臺(tái)，全自定義一體化管理，解決企業(yè)管理效率問(wèn)題,提升企業(yè)效益。更多在線免費(fèi)CRM客戶(hù)關(guān)系管理系統(tǒng)、HR人才管理系統(tǒng)軟件、OA行政管理軟件相關(guān)資訊請(qǐng)點(diǎn)擊http://www.xlrtb.cn/knowledge/

免費(fèi)領(lǐng)取試用Teamface管理系統(tǒng)請(qǐng)聯(lián)系：400-865-6116 ！