OA辦公系統(tǒng)概述

　　OA辦公系統(tǒng)(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效協(xié)同工作;改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、處理，為企業(yè)管理和決策提供科學(xué)依據(jù)。

　　外貿(mào)企業(yè)現(xiàn)狀：

　　受2020疫情影響，全球經(jīng)濟(jì)下滑嚴(yán)重，貿(mào)易企業(yè)更是面臨災(zāi)難性的打機(jī)，不同的外貿(mào)工廠或企業(yè)都感受到了不同程度的壓力。并且在疫情期間由于眾多外貿(mào)企業(yè)使用的是傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)，無(wú)法進(jìn)行遠(yuǎn)程辦公、協(xié)同處理問(wèn)題，審批難等眾多問(wèn)題，在采購(gòu)、發(fā)貨、訂單等信息數(shù)據(jù)都無(wú)法實(shí)時(shí)查看，需定期打電話詢問(wèn)，或有時(shí)候忘記，則無(wú)法及時(shí)查看數(shù)據(jù)，可能會(huì)導(dǎo)致漏發(fā)，發(fā)錯(cuò)貨物等情況的出現(xiàn)。出現(xiàn)這種情況下，外貿(mào)企業(yè)應(yīng)該如何選購(gòu)OA辦公系統(tǒng)解決問(wèn)題呢?

　　一、關(guān)注OA的本質(zhì)選型小組的負(fù)責(zé)人要深刻認(rèn)識(shí)到OA軟件是全員信息化，其本質(zhì)是全員工作模式和企業(yè)管理模式的一次變革，在選型過(guò)程中，可能涉及到較多的部門(mén)，在未來(lái)的應(yīng)用推廣過(guò)程中，一定是一把手工程，因此要基于全員去安排需求調(diào)研、產(chǎn)品選型、應(yīng)用推廣和集成整合等工作安排和工作節(jié)奏。

　　二、關(guān)注核心價(jià)值OA軟件的應(yīng)用范疇涉及到所有知識(shí)性員工，是全員信息化的第一臺(tái)階。既然是全員應(yīng)用，提高全員的工作效率而不是某個(gè)部門(mén)、某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)、某個(gè)人的效率，成為OA軟件的核心價(jià)值定位，如果以通用性和經(jīng)常性兩個(gè)緯度對(duì)OA軟件的功能進(jìn)行篩選的話，OA軟件的核心應(yīng)用是：流程審批、協(xié)同工作、公文管理(國(guó)企和政府機(jī)關(guān))、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計(jì)劃管理、項(xiàng)目管理、任務(wù)管理、會(huì)議管理、關(guān)聯(lián)人員、系統(tǒng)集成、門(mén)戶定制、通訊錄、工作便簽、問(wèn)卷調(diào)查、常用工具(計(jì)算機(jī)、萬(wàn)年歷等)。如果以給企業(yè)帶來(lái)價(jià)值大小的緯度對(duì)所有功能模塊評(píng)估的話，基本上遵循80：20定律，其中的工作流程模塊、協(xié)同工作模塊、項(xiàng)目管理模塊為企業(yè)帶來(lái)的了80%的價(jià)值，而其余的模塊帶來(lái)20%的價(jià)值因此抓大放小，重點(diǎn)考察工作流程、協(xié)同工作、項(xiàng)目管理的技術(shù)水準(zhǔn)，成為產(chǎn)品選型的不二選擇。

　　三、關(guān)注廠商態(tài)度軟件是涉及到全員使用的管理軟件，因此采購(gòu)OA軟件與采購(gòu)財(cái)務(wù)軟件、硬件設(shè)備不同，不是簡(jiǎn)單的、一次性的買賣交易，而是持續(xù)一年甚至多年的管理變革、咨詢和人工服務(wù)，在這個(gè)過(guò)程中，需要持續(xù)不斷的與廠商互動(dòng)，來(lái)解決實(shí)施、應(yīng)用、推廣過(guò)程中遇到的各種需求變更、BUG處理、功能調(diào)整、軟件集成等等問(wèn)題。在持續(xù)出現(xiàn)的、紛繁復(fù)雜的問(wèn)題面前，客戶如果面對(duì)的只是一個(gè)普通銷售人員或者普通實(shí)施人員，是無(wú)法調(diào)動(dòng)整個(gè)組織進(jìn)行資源協(xié)調(diào)和支持的，因此選擇產(chǎn)品的同時(shí)，也要重點(diǎn)考察OA廠商的態(tài)度，判斷他們是否重視你，選擇一個(gè)愛(ài)你的人，遠(yuǎn)比選擇一個(gè)你愛(ài)的人重要。而管理軟件領(lǐng)域內(nèi)，眾所周知的潛規(guī)則是：領(lǐng)導(dǎo)只參與和出席公司認(rèn)為重要的項(xiàng)目選型，領(lǐng)導(dǎo)的級(jí)別越好，說(shuō)明對(duì)你越重視，也意味著過(guò)程中遇到問(wèn)題后，資源協(xié)調(diào)到位的可能性越大。

　　四、關(guān)注成本控制很多客戶的CIO或者信息化負(fù)責(zé)人，在評(píng)估OA軟件的成本時(shí)，只是簡(jiǎn)單的考慮到公司在OA軟件項(xiàng)目上的預(yù)算和供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，而忽視了OA軟件部署的軟硬件環(huán)境成本、軟件實(shí)施過(guò)程中參與人員的時(shí)間成本、培訓(xùn)成本、將來(lái)的維護(hù)難度和服務(wù)成本、將來(lái)數(shù)據(jù)集成的開(kāi)發(fā)成本、升級(jí)成本和數(shù)據(jù)遷移成本等等，因此往往陷入“撿了芝麻、丟了西瓜”的尷尬境地。當(dāng)然管理軟件的選型與硬件設(shè)備的選型不同，硬件設(shè)備的選型成本占有最重要要素，而管理軟件的選型，軟件應(yīng)用后的價(jià)值占有最重要要素。關(guān)于OA軟件選型過(guò)程中的采購(gòu)成本，行業(yè)內(nèi)的潛規(guī)則是：去掉最便宜的，去掉最貴的，選擇綜合成本受控的廠商。

　　五、關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)控制很多軟件供應(yīng)商描述的相當(dāng)?shù)母叽笊希稍诟犊罘绞缴弦欢ㄊ窍仁召M(fèi)后實(shí)施，先收取合同款的40%，就綁定了這份合同，也就綁定了這樁“生意”，實(shí)施中找些新的需求讓客戶增加費(fèi)用，甚至干脆撂挑子;出現(xiàn)這種情況，客戶將付出極大的時(shí)間成本、人力成本、費(fèi)用成本;所以建議客戶選擇“先實(shí)施后付費(fèi)，實(shí)施不成功，沒(méi)有任何費(fèi)用”的軟件供應(yīng)商，將自己的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

　　企業(yè)信息化是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，推廣和實(shí)施OA，根本目的不僅是幫助企業(yè)建立一套完整的信息化管理系統(tǒng)，更重要的是透過(guò)先進(jìn)的管理思想和方法實(shí)現(xiàn)管理的提升、業(yè)務(wù)的改善，促進(jìn)企業(yè)制度與文化、人與組織的和諧發(fā)展。這就決定了企業(yè)在OA或OA的選型過(guò)程中必須立足企業(yè)的實(shí)際需求，轉(zhuǎn)變以往的思維方式和觀點(diǎn)，從OA真正在企業(yè)信息化過(guò)程中發(fā)揮的重要作用出發(fā)，從企業(yè)戰(zhàn)略出發(fā)，選擇企業(yè)所需要的OA系統(tǒng)。