隨著企業(yè)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，需要管理的員工越來越多，整理的資料也越來越多，不少中小企老板開始考慮使用人力資源管理系統(tǒng)，以減少繁復(fù)的工作。但目前市面上HR系統(tǒng)五花八門，該用甚么標(biāo)準(zhǔn)比較HR系統(tǒng)？如何評估HR系統(tǒng)功能？這篇文章將教你選擇HR系統(tǒng)的五部曲。

何謂HR系統(tǒng)？

HR系統(tǒng)，全稱人力資源管理系統(tǒng)，是為專門解決中小型企業(yè)的人力資源管理而研發(fā)的一套智能化的HR管理工具。其最大的特點(diǎn)是可以利用網(wǎng)絡(luò)完成各種人事管理功能，例如，加班、請假、出差、出糧單等，而且所有的信息都會保留在HR系統(tǒng)中，方便員工隨時查閱。

如何選擇適合自己的HR系統(tǒng)？

1.認(rèn)清公司的需求

比較HR系統(tǒng)前需要了解公司的規(guī)模、業(yè)務(wù)，才能篩選出合適的HR系統(tǒng)。每間公司所制定的人事規(guī)章制度都有所不同，而HR的工作通常都是按照公司規(guī)章進(jìn)行管理。因此，在選擇人力資源管理系統(tǒng)時先要認(rèn)清自己公司的需求。例如，如果公司屬于創(chuàng)意型業(yè)務(wù)或員工需要經(jīng)常外出時，HR系統(tǒng)則不用考慮出勤打卡系統(tǒng)；另外，對于像餐飲業(yè)有多種類型員工（非全是全職）的企業(yè)，則需要考慮HR系統(tǒng)能否具有自定義薪酬計(jì)算功能。

2.評估HR系統(tǒng)功能

認(rèn)清公司需求后，則要評估HR系統(tǒng)的功能是否有彈性和成熟。HR系統(tǒng)就是為了可以提高工作效率而誕生，所以評估HR系統(tǒng)時，要考慮是否有具備強(qiáng)大的自定義功能。隨著社會發(fā)展以及企業(yè)擴(kuò)大，公司的政策也會作出改變，例如，因應(yīng)疫情有不少公司采取彈性上班政策，若HR系統(tǒng)不能及時更新，會給員工帶來極大的不方便。因此人力資源管理系統(tǒng)的自定義功能愈全面，愈能符合各產(chǎn)業(yè)的需求。

建議企業(yè)在比較不同HR系統(tǒng)時候，可以留意有否具備這些功能：員工糧單、考勤明細(xì)表、薪酬報表、社保報表、稅表等等。

3.人力資源管理系統(tǒng)的更新頻率

除了評估HR系統(tǒng)的功能外，人力資源管理系統(tǒng)內(nèi)的資料需與時并進(jìn)。人力資源管理的薪金計(jì)算會涉及不同因素影響，如每年的公眾假期都有變化，而各地的法律法規(guī)也會定時更新。因此，在比較不同HR系統(tǒng)供應(yīng)商時，需要考慮到維護(hù)更新的頻率。為以防萬一，HR最好也要學(xué)習(xí)相關(guān)法律，即使HR系統(tǒng)未能立即同步數(shù)據(jù)庫，亦能靠手動更新人力資源管理系統(tǒng)設(shè)定。

4.供應(yīng)商的服務(wù)及穩(wěn)定性

HR系統(tǒng)的穩(wěn)定性也是評估范圍內(nèi)。事實(shí)上，人力資源管理系統(tǒng)也是一個巨大的「數(shù)據(jù)庫」，里面存放了所有員工的資料。因此在評估一個HR系統(tǒng)時，還需要留意它的安全性和保密性。一般來說，亞馬遜的AWS服務(wù)是相對安全和穩(wěn)定的。此外，記得比較HR系統(tǒng)供應(yīng)商的售后服務(wù)。每個人力資管理系統(tǒng)的使用方法有所出入，難以確保自己百分百會使用該系統(tǒng)，這就很需要客服人員的協(xié)助。因此在評估HR系統(tǒng)時，切勿忘記將客戶服務(wù)歸納在考量范圍內(nèi)。

比較HR系統(tǒng)收費(fèi)計(jì)劃

在有限的資金下，企業(yè)在選購過程中必然會比較HR系統(tǒng)服務(wù)。以市面上較為出名的兩個人力資源管理系統(tǒng)為例，云端SaaS及HR系統(tǒng)。在兩個HR系統(tǒng)比較之下，彼此各有千秋。但選用那個HR系統(tǒng)，還需根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容。下圖為兩個HR系統(tǒng)之間的比較：

細(xì)心比較兩個HR系統(tǒng)，系統(tǒng)的收費(fèi)雖然較高，但套系統(tǒng)的客制化程度比較大。另外需注意，云端系統(tǒng)對網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性需求很高；相反，即使網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，系統(tǒng)依然能夠運(yùn)作。

最后，雖然以上比較了兩個常用的HR系統(tǒng)，但企業(yè)還需試用后才能得出結(jié)論。每個HR系統(tǒng)因應(yīng)企業(yè)的規(guī)模和實(shí)際情況所需，而有所不同。想評估出一個HR系統(tǒng)是否適合公司的長遠(yuǎn)需求，更需要花時間去認(rèn)證人力資源管理系統(tǒng)所帶出的成效。