管理和效率——管理者隨時(shí)面對(duì)的挑戰(zhàn)
隨著互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)一直圍繞著企業(yè)內(nèi)部管理進(jìn)行，強(qiáng)調(diào)企業(yè)如何有效的利用自身的資源，提高生產(chǎn)能力、提高工作效率、降低成本。上個(gè)世紀(jì)末，伴隨著信息技術(shù)革命，全球進(jìn)入了知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代。信息技術(shù)的應(yīng)用加速了知識(shí)的傳遞、加工和更新，提升了企業(yè)的有效利用信息的能力，從而提高了企業(yè)的工作效率和生產(chǎn)能力。終于，經(jīng)過(guò)近二十年的迅猛發(fā)展，世界經(jīng)濟(jì)由“生產(chǎn)能力不足”逐漸變成“生產(chǎn)能力過(guò)剩”。在這種經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)面臨著前所未有的競(jìng)爭(zhēng)壓力。

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展，進(jìn)入WTO的實(shí)現(xiàn)，政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位如何提高內(nèi)部管理水平，降低重復(fù)勞動(dòng)、提升工作效率，提高服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、也成為眾多單位領(lǐng)導(dǎo)不斷思考和探索的問(wèn)題。
這些都要求我們必須采用全新的信息處理手段，完善內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)、信息系統(tǒng)和管理運(yùn)作流程，消除信息孤島，建立協(xié)同工作的信息管理體制。 綜上所述，在全新的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，管理者需要一種全新的管理理念和管理手段，對(duì)單位內(nèi)部辦公管理流程進(jìn)行整合。于是，互聯(lián)網(wǎng)辦公自動(dòng)化OA（Office Automation）概念應(yīng)運(yùn)而生。

什么是企業(yè)辦公流程自動(dòng)化？

無(wú)論是企業(yè)還是政府機(jī)關(guān)，都會(huì)有大量的文案需要處理，復(fù)雜的工作流程需要安排，決策者需要依據(jù)紛亂的信息作出重要的決定。擁有一套智慧化、信息化的辦公系統(tǒng)，對(duì)辦公人員和企業(yè)決策者來(lái)說(shuō)，工作效率上的提高是顯而易見(jiàn)的。在互聯(lián)網(wǎng)連接千萬(wàn)家的時(shí)代，辦公自動(dòng)化還使得不同地理位置之間的不同單位或部門(mén)之間進(jìn)行協(xié)同辦公成為可能。今天的中國(guó)，“企業(yè)信息化”、“政府部門(mén)信息化”都忙得如火如荼，一套優(yōu)秀的辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)將是企事業(yè)單位邁進(jìn)數(shù)碼時(shí)代的“基石”。

眾所周知，我們絕大多數(shù)企業(yè)和非贏利單位，都采用層層授權(quán)的金字塔式的管理模式，從控制論的角度看，這種模式的好處是容易控制全局，但底層和中層人員與上級(jí)之間的信息反饋往往不暢通，高層了解底層的信息除了通過(guò)的直接下屬（中層管理者）外，就是自己親自了解，親自了解往往很累；通過(guò)中層管理人員，則有一個(gè)信息反饋的效率和成本問(wèn)題，無(wú)疑，單位的信息化能提高效率節(jié)省成本。

基于層層授權(quán)、各司其職的思想，近年來(lái)應(yīng)用較廣的企業(yè)信息管理系統(tǒng)（MIS）、ERP等。這些軟件使企業(yè)高層很方便地了解企業(yè)采購(gòu)，銷(xiāo)售，庫(kù)存以至財(cái)務(wù)的情況，企業(yè)的中層到底層都置于了最高層的管理監(jiān)督之下。因此這類(lèi)軟件大多上級(jí)對(duì)下級(jí)控制有余，同級(jí)與同級(jí)的部門(mén)與人員協(xié)作交流不足。控制太多，人就會(huì)變成機(jī)器，工作就缺乏樂(lè)趣，只有協(xié)作交流起來(lái)，工作就變得輕松有趣，更符合人性，更容易發(fā)揮普通人的智慧和積極性。辦公自動(dòng)化軟件把單位的各個(gè)部門(mén)緊密聯(lián)系在一起，強(qiáng)化了機(jī)構(gòu)內(nèi)部員工之間、部門(mén)之間的信息交流與協(xié)同工作，使得機(jī)構(gòu)內(nèi)部的辦公、業(yè)務(wù)流程都能在內(nèi)部局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行，相互間可以親密地交流協(xié)作！

辦公自動(dòng)化的發(fā)展是一個(gè)不斷進(jìn)化的過(guò)程，隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展可以分為以下幾個(gè)階段：辦公計(jì)算機(jī)化，單位有了計(jì)算機(jī)，可以打印檔，保存資料，用一些單機(jī)版軟件等。辦公互聯(lián)網(wǎng)化，單位的計(jì)算機(jī)有了局域網(wǎng)并連上了互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了資源分享，但內(nèi)部缺乏秩序和安全。互聯(lián)網(wǎng)程序化，在辦公互聯(lián)網(wǎng)化的基礎(chǔ)上，有了互聯(lián)網(wǎng)辦公軟件的辦公平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了輕松有序的管理。將來(lái)還可能有互聯(lián)網(wǎng)辦公的智慧化，辦公變得越來(lái)越輕松。

辦公自動(dòng)化軟件，具體來(lái)說(shuō)有哪些作用呢？

第一，能極大地提高工作效率，不用拿著各種檔、申請(qǐng)、單據(jù)在各部門(mén)跑來(lái)跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章。這些都可在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行。

第二，是節(jié)省運(yùn)營(yíng)成本：包括時(shí)間和紙張。

第三，是規(guī)范單位管理：把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序，比如：公文會(huì)簽、計(jì)劃日志、用款報(bào)銷(xiāo)等工作流程審批都可在網(wǎng)上進(jìn)行。

第四，是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、凝聚力：?jiǎn)T工與上級(jí)溝通很方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺(tái)。無(wú)疑，企事業(yè)的單位的內(nèi)部的凝聚力將大大增強(qiáng)。

第五，是使決策變得迅速科學(xué)：高層決策不再是不了解情況，缺乏資料的環(huán)境下拍腦袋的事，而是以資料和真相為依據(jù)做出的科學(xué)的決策。

第六，是企業(yè)在對(duì)外進(jìn)行業(yè)務(wù)拓展合作的時(shí)候，可以更好的收集有利信息

辦公自動(dòng)化應(yīng)該作為企事業(yè)單位除了生產(chǎn)控制之外的信息處理與管理的集合，應(yīng)該是對(duì)于單位的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，OA是決策支援系統(tǒng)，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)。對(duì)于中層管理者OA是信息管理系統(tǒng)，而對(duì)于普通管理者，OA又是事務(wù)/業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。OA能夠?yàn)槠髽I(yè)的管理人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準(zhǔn)確、高效、愉快的工作。
近年來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展普及，通過(guò)利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的解決方法，被稱(chēng)為互聯(lián)網(wǎng)辦公自動(dòng)化解決方案。隨著INTERNET技術(shù)，國(guó)際互聯(lián)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，目前的辦公自動(dòng)化已由傳統(tǒng)的局域網(wǎng)內(nèi)互聯(lián)互通上升到了支持移動(dòng)辦公，遠(yuǎn)程辦公管理等更廣闊的領(lǐng)域。

如需了解OA智能化辦公系統(tǒng)解決方案，可點(diǎn)擊“teamface企典”了解詳情