在企業(yè)消費數(shù)據(jù)的日常分析中，您是否遇到以下問題：

不完整的數(shù)據(jù)消費數(shù)據(jù)使得整合數(shù)據(jù)分析變得困難？ 

在員工出差和商務(wù)娛樂的過程中，標準極其頻繁且難以控制？ 

或者，您是否經(jīng)常難以做出正確的業(yè)務(wù)決策，因為成本數(shù)據(jù)不完整甚至缺失？ 

無論您的情況如何，很明顯，這些成本數(shù)據(jù)的整合和分析會對您當前的決策和公司的未來產(chǎn)生深遠的影響。 

只需四個步驟，讓您告別凌亂的數(shù)據(jù)并更輕松地做出決策。 

第1步，獲取準確，真實和完整的費用數(shù)據(jù)

2015年，Paystream發(fā)布的研究報告顯示：56％的公司認為削減成本是他們的一年主要關(guān)注點工作, 41％的公司認為流程自動化是他們的目標之一;

為了有條不紊地執(zhí)行此事，我們可以按照以下步驟操作：

首先建立一個良好的成本系統(tǒng)和標準讓員工盡可能輕松地遵循。 

確定所有類型業(yè)務(wù)的提交，批準和報銷流程（例如何時文檔需要相互關(guān)聯(lián)？如果金額超過級別，是否需要更改批準流程？）。 

設(shè)置成本標準并輸入數(shù)據(jù)（包括成本標準名稱，如旅行，住宿，商業(yè)娛樂，團體建設(shè)，辦公室采購等），所有費用都應(yīng)使用唯一可區(qū)分的名稱設(shè)置。 

最后一步是讓員工和經(jīng)理了解費用政策并使用該流程。 

選擇能夠更準確，更有效地獲取這些成本數(shù)據(jù)的產(chǎn)品，您可以用更少的資源做更多的事情，同時有效地實施成本政策和流程。數(shù)據(jù)將告訴您每個政策或流程是否真正科學。

第2步，分析數(shù)據(jù)

下一個具有挑戰(zhàn)性的部分：如何從大量數(shù)據(jù)中直觀地獲取信息。 我們提倡整合人員，流程和技術(shù)，以構(gòu)建有效的分析方法，將復(fù)雜的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為有價值的業(yè)務(wù)信息。 

人

您需要根據(jù)公司的目標和目標對數(shù)據(jù)進行交叉分析，但在此之前，您需要找到合適的人選。 

流程

數(shù)據(jù)分析大多與比較不可分割。為了使數(shù)據(jù)有價值，您必須知道每項費用的流量以進行相關(guān)分析。 

我們將使用以下示例作為介紹

將實際支出與預(yù)算進行比較

使用預(yù)算作為監(jiān)控員工實時支出的標準。 

將實際支出與基準目標進行比較

比較不同部門，成本中心和項目的實際水平支出。如果您可以獲得行業(yè)數(shù)據(jù)，您甚至可以比較競爭產(chǎn)品或行業(yè)標準與您自己之間的差距。 

將實際支出與收入或收益進行比較

確保投資回報率為正。例如，了解員工最大最小或最有利可圖的客戶，并分析員工的單一差旅費用是否值得。 

比較實際支出趨勢

看到公司的費用數(shù)據(jù)顯示出一種趨勢？您可以比較不同時間段的費用，以查看哪些成本項目將來可以節(jié)省大量空間。 

技術(shù)

如何充分利用您的費用數(shù)據(jù)？多功能技術(shù)集成解決方案使數(shù)據(jù)更加清晰可見。良好的數(shù)據(jù)分析基于條件格式和數(shù)據(jù)可見性。 條件格式化將使您能夠?qū)Ｗ⒂陉P(guān)鍵業(yè)務(wù)驅(qū)動因素，并使您的數(shù)據(jù)與公司的業(yè)務(wù)高度相關(guān)。 舉一個日常生活的一般例子來理解條件格式的好處。例如，紅綠燈通過顏色編碼可視化數(shù)據(jù)并引導(dǎo)人們的行為，紅燈停止，黃燈警報，綠燈線。 

通過將數(shù)據(jù)編碼轉(zhuǎn)換為直觀表示，人們可以更清楚地理解這些數(shù)據(jù)的含義。無論您使用何種分析系統(tǒng)，您的費用報告都應(yīng)該直觀，即時，準確地反映和分析數(shù)據(jù)。 

第3步，制定業(yè)務(wù)決策;

通常，在BI之后，您通常會在做出決定之前面對以下三種情況。 

01/數(shù)據(jù)是否與您預(yù)期的相同？ 

你似乎在做正確的事情，但你仍然需要經(jīng)常提醒自己：為什么會這樣？我還有改進的余地嗎？ 

例如，您的費用預(yù)算過于慷慨？如果是這樣，您可以考慮收緊預(yù)算。 

02/數(shù)據(jù)是否比您預(yù)期的更好？ 

當數(shù)據(jù)好于預(yù)期時，大多數(shù)人可能會歡呼。但是，我們?nèi)匀徊坏貌徊粫r問自己，為什么數(shù)據(jù)會變得更好，還有改變的余地？你能和其他地方結(jié)婚嗎？只有不斷思考，我們才能使公司取得成功。 

例如，如果您更改旅行政策，您的平均酒店入住成本將減少約10％，但在實施后，它顯示每晚減少20％。

您可能會發(fā)現(xiàn)同樣的方法可以應(yīng)用于酒店住宿，辦公室購買和其他費用減免。 

03/數(shù)據(jù)是否比您預(yù)期的更糟？ 

當您看到數(shù)據(jù)變得更糟的情況時，請確保您真正了解數(shù)據(jù)的來龍去脈。 

也許這種數(shù)據(jù)損壞只是一個正常的周期性波動，并且可能與某個項目錯誤有關(guān)。此數(shù)據(jù)可能由單個組，部門或個人引起，也可能廣泛存在。在企業(yè)中。 

當您確定您的分析準確無誤并且此數(shù)據(jù)降級確實是一個糟糕的開發(fā)時，您應(yīng)該立即采取措施進行糾正。 

第4步，運行調(diào)整

做出業(yè)務(wù)決策后，您是否需要確定是否需要某些成本政策或流程變更？ 

如果數(shù)據(jù)是可接受范圍內(nèi)的綠燈，則無法執(zhí)行任何操作。 

如果數(shù)據(jù)位于有潛在風險的黃燈區(qū)域，或者有趨勢變紅，請讓數(shù)據(jù)指導(dǎo)您做出正確的決定。 

如果需要進行更改，請記住，改革通常是業(yè)務(wù)流程中最困難的部分。在實施階段，轉(zhuǎn)換通常會失敗，您需要格外小心處理此問題。 

您可以從以下內(nèi)容開始：如果需要改變業(yè)務(wù)流程，請確定哪些類型的改革是必要的；我們可以為自己思考：這個變化是否很大？它會影響多少員工？你會立刻推他們嗎？這樣您就可以更好地執(zhí)行您的計劃；您可以先試點，為您的下屬和員工培訓(xùn)新的政策和流程，并且必須強調(diào)不合規(guī)的后果，并實施數(shù)據(jù)并將其推廣到整個公司。  

評估貴公司應(yīng)對此變化的速度有多快？如果您的組織敏捷，那么這可能是一個快速的過程。如果您的公司更傳統(tǒng)并且對新事物更具抵抗力，那么您需要更多時間進行溝通和溝通，以達到預(yù)期的效果。